Pengadaan Sumber Daya Manusia

PENGADAAN SUMBER DAYA MANUSIA

Pengadaan adalah upaya prses untuk memperoleh jumlah dan jenis tenaga kerja yang tepat untuk memenuhi kebutuhan tenaga kerja yang dibutuhkan guna mencapai tujuan organisasi. Proses ini dimulai ketika para pelamar dicari dan berakhir ketika

lamaran-lamaran mereka diserahkan/ dikumpulkan.

Tujuan pengadaan adalah Menerima pelamar sebanyak-banyaknyasesuai dengan kualifikasi kebutuhan perusahaan dari berbagai sumber, sehingga memungkinkan akan terjaring calon karyawan dengan kualitas tertinggi dari yang terbaik.


A. Kegiatan Pengadaan Tenaga Kerja

1. Perencanaan Tenaga Kerja

Perencanaan tenaga kerja adalah langkah –langkah tertentu yang diambil oleh manajemen guna lebih menjamin bahwa bagi organisasi tersedia tenaga kerja yang tepat untuk menduduki berbagai kedudukan, jabatan dan pekerjaan yang tepat dan pada waktu yang tepat kesemuanya dalam rangka pencapaian tujuan dan berbagai sasaran yang telah dan akan ditetapkan.

Perencanaan tenaga kerja(Sumber Daya Manusia), mencakup :

1) Berapa banyak karyawan yang dibutuhkan ?

2) Kapankah karyawan akan dibutuhkan?

3) PKK spesifik apakah yang dibutuhkan?

4) Tujuan keragaman yang harus dipenuhi?

Manfaat perencanaan Sumber Daya Manusia , yaitu :

1) Organisasi dapat memanfaatkan sumber daya manusia yang sudah ada dalam organisasi secara lebih baik.

2) Melalui perencanaan Sumber Daya Manusia yang matang produktivitas kerja dari tenaga kerja uang sudah ada dapat ditingkatkan.

3) Perencanaan berkaiatan dengan penentuan kebutuhan akan tenaga kerja baik jumlah maupun kualitas tenaga kerja.

4) Penanganan informasi ketenagakerjaan (jumlah,masa kerja,status,jumlah penghasilan)
5) Sebagai alat penelitian.

6) Dasar bagi penyusunan program kerja

Pembagian umum tanggung jawab perekrutan, yaitu :
1. Unit Sumber Daya Manusia :

· Meramalkan kebutuhan perekrutan

· Menyiapkan salinan untuk iklan dan kampanye perekrutan

· Mengaudit dan mengevaluasi semua aktivitas perekrutan

· Merencanakan dan melaksanakan usaha-usaha perekrutan

Manager :

· Mengantisifikasi kebutuhan akan karyawan untuk mengisi lowongan

· Menentukan PKK yang dibutuhkan dari pelamar.

· Membantu usaha perekrutan dengna informasi mengenai kebutuhan-kebutuahn pekerjaan

· Meninjau keberhasilan/kegagalan dari aktivitas perekrutan.


2. Menentukan Kebutuhan Tenaga Kerja.

Menentukan kebutuhan tenaga kerja dimaksudkan agar jumlah kebutuhan tenaga kerja masa kini dan masa depan sesuai dengan beban pekerjaan, kekosongan-kekosongan dapat dihindarkan dan semua perkerjaan dapat dikerjakan. Menentukan kebutuhan tenaga kerja haruslah menentukan jumlah masing-masing jenis karyawan yang diperlukan. Dengan cara melakukan peramalan/proyeksi terhadap kebutuhan perusahaan untuk suatu periode tertentu. Tujuan penarikan tenaga kerja adalah untuk mempertemukan perusahaan dengan para pelamar yang potensial.

Ada 2 cara pendekatan peramalan kebutuhan tenaga kerja, yaitu :

1) Analisa beban kerja (work load analysis)

Adalah penentuan jumlah karyawan yang diperlukan untuk menyelesaikan suatu beban kerja tertentu atau menentukan beban kerja ke dalam man hours (beban kerja per orang per jam kerja).

2) Analisa kebutuhan tenaga kerja (work force analysis)

Adalah menghitung kebutuhan tenaga kerja berdasarkan kebutuhan kerja .

Menentukan kebutuhan tenaga kerja berdasarkan kepada informasi faktor internal dan eksternal perusahan.

Faktor internal dan eksternal perusahaan adalah sebagai berikut :

a. Jumlah produksi

b. Ramalan-ramalan usaha

c. Perluasan perusahaan

d. Perkembagn teknologi

e. Tingkar permintaan dan penawaran tenaga kerja

f. Perencanaan kerja pegawai.

3. Penarikan Tenaga Kerja

Penarikan tenaga kerja adalah usaha mencari dan mempengaruhi tenaga kerja agar mau melamar lowongan pekerjaan yang ada dalamsuatu perusahaan. Faktor – faktor yang mempengaruhi pelamar adalah sebagai berikut :

a. Balas jasa yang diberikan

b. Status karyawan

c. Kesempatan promosi

d. Job spesification

e. Metode penarikan

f. Solidaritas perusahaan

g. Peraturan perburuhan

h. Penawaran tenaga kerja


Proses penarikan tenaga kerja yang baik adalah sebagai berikut :

1) Penentuan dasar penarikan
Dasar pemikiran penarikan berpedoman kepada spesifikasi pekerjaan yang telah ditentukan untuk menduduki jabatan tersebut. Job specification harus diuraikan secara terperinci dan jelas agar para pelamar mengetahui kualifikasi yang ditentukan oleh lowongan kerja tersebut.

2) Penentuan sumber –sumber penarikan

Setelah diketahui spesifikasi pekerjaan karyawan yang dibutuhkan, harus ditentukan sumber-sumber penarikan calon karyawan. Sumber penarikan calon karyawan berasal dari internal dan eksternal perusahaan.

a. Sumber internal

Sumber internal adalah karyawan yang akan mengisi lowongan kerja yang lowongan diambil dan dalam perusahan tersebut, yakni dengan cara memutasiakn atau memindahkan karyawan yang memenuhi spesifikasi pekerjaan tersebut.Pemindahan keryawan bersifat vertikal (promosi ataupun domosi) maupun bersifat horizontal.

Proses perekrutan internal dapat menggunakan :

1. Basis data organisasional.

Keuntungan dari adanya basis data tersebut adalah bahwa mereka dapat dihubungkan dengan aktivitas-aktivitas SDM lainnya dan kesempatan internal untuk individu-individu dapat diidentifikasikan.

2. Pengumuman pekerjaan

Pengumuman pekerjaan adalah sebuah sistem dimana pemberian kerja menyediakan pemberitahuaan akan adanya lowongan pekerjaan dan calon keryawan merespon dengan melamar. Tujuan dari pengumuman pekerjaan adalah untuk menyediakan kesempatan bagi para karyawan untuk berpindah dalam organisasi.

3. Promosi dan transfer pekerjaan.

Organisasi memilih untuk mengisi lowongan melalui romosi atau transfer dari dalam jika dikemungkinkan. Kekurangna dari promosi dan trasfer adalah kinerja seseorang pada setu pekerjaan belum tentu dapat menjadi prediktor yang baik pada kinerja di pekerjaan yang lain.

Kebaikan-kebaikan sumber internal:

1. Meningkatkan moral kerja dan kedisiplinan karyawan

2. Perilaku dan loyalitas keryawan semakin besar terhadap kperusahaan

3. Biaya penarikan relatif kecil,

4. Waktu penarikan relatif singkat

5. Orientasi dan induksi tidak diperlukan lagi

6. Kestabilan karyawan semakin baik.

Kelemahan-kelemahan sumber internal:

1. Menghambat masuknya ide

2. Kemungkinan terjadi promosi atau mutasi yang dipaksakan.

3. Kebutuhan akan program pengembangan manajemen

4. Persaingan politis untuk mendapat promosi

5. Kemungkinan menyebabkan turunnya semangat bagi mereka yang tidak dipromosikan.

b. Sumber eksternal

Sumber eksternal adalah karyawan yang akan mengisi jabatna yang lowong dilakukan penarikan dari sumber-sumber tenaga kerja di luar perusahaan.

Kebaikan-kebaikan sumber eksternal :

1. Membuka kesempatan bagi pelamar yang memenuhi syarat

2. Membuka kesempatan memperoleh karyawan yang terbaik dari yang terbaik

3. Membuka masuknya ide-ide baru

4. Dapat melakukan seleksi secara objektif.

5. Lebih mudah dan cepat daripada melatih profesional.

Kelemahan-kelemahan sumber eksternal:

1. Pelamar tidak dikenal sehingga sulit mendapatkan informasi yang benar dari pelamar.

2. Tidak berpengalaman mengenai pekerjaan atau organisasi

3. Prestasi tenaga kerja yang ada bisa berubah

4. Dana besar

5. Membutuhkan jangka waktu yang panjang

6. Turnover cenderung meningkat

Sumber eksternal dapat dilakukan dengan cara, yaitu :

1. Walk-ins (lamaran yang masuk secara kebetulan)

Adalah dimana pelamar atau pencari kerja dimungkinkan atau diperbolehkan mendatangi perusahaan untuk menyampaikan keinginannya menjadi pegawai, danwrite-in dilakukan melalui pengiriman surat lamaran.

2. Iklan (advertising)dapat digunakan apabila membutuhkan tenaga kerja dalam jumlah yang banyak.

3. Agen-agen penempatan tenaga kerja

4. Lembaga-lembaga pendidikan

5. Organisasi-organisasi karyawan (serikat buruh)

6. Leasing

7. Nepotisme (penarikan anggota keluarga)

8. Asosiasi Profesional (Kadin,Iwapi,Hipmi, IAI)

9. Operasi-operasi militer

10. Open house

11. Asosiasi profesional


3) Metode Penarikan

Metode penarikan calon karyawan baru adalah :

1. Metode tertutup

Adalah ketika penarikan hanya diinformasikan kepada para karyawan atau orang-orang tertentu saja.

2. Metode terbuka

Adalah ketika penarikan diinformasiakn secara luas dengna memasang iklan pada media massa cetak maupun elektronik, agar tersebar luas ke masyarkat.

4) Kendala-kendala penarikan

Agar proses penarikan berhasil, perusahaan perlu menyadari berbagai kendala yang bersumber dari organisasi, pelaksana penarikan, dan lingkungan eksternal. Kendala – kendala yang dihadapi setiap perusahaan tidak sama, tetapi umumnya kendalai itu meliputi kebijaksanaan organisasi, persyaratan jabatan, metode pelaksanaan pekerjaan, kondisi tenaga kerja, solidaritas perusahaan, dan lingkungan eksternal.



B. Tanggung jawab organisasional

1. Staf SDM dan manajer operasional
Keputusan perekrutan menentukan tidak hanya jenis dan jumlah pelama, tetapi juga seberapa sulit dan berhasilnya usaha-usaha perekrutan tersebut. Selama periode pengurangan perekrutan, menerapkan rencana jangka panjang berarti juga menjaga hubungan dengan sumber-sumber perekrutan di luar untuk memelihara penglihatan, selain memelihara jalur perekrutan karyawan dan organisasi. Aktivitas ini memungkinkan manajemen mencocokkan aktivitas perekrutan dengan rencana-rencana orgasional dan SDM.

2. Keberadaan dan citra perekrutan

Keberadaan perekrutan dipandang sebagai sebuah pemberi kerja dengan pekerjaan yang tersedia yang sedang mencari kandidat yang memenuhi syarat, dapat menambah citra positif perekrutan.

Citra pengrekrutan satu faktor yang berkaitan dengan perekrutan adalah gamabr sebuah citra positif dari pemberi kerja. Merek pekerjaan (jabatan pekerjaan) dari oerganisasi dilihat baik oleh karyawan dan orang luar adalah sesuatu yang sanat penting untuk menarik perhatian para pelamar dan mempertahankan karyawan, yang juga dapat menggambarkan organisasi secara positif atau negatif kepada orang lain. Citra perekrutan dari sebuah industri dan pemberi kerja dapat secara signifikan memengaruhi apakah individu akan mempertimbangkan perusahaan dan mengajukan lamaran.

3. Pekatihan para perekrut
Pelatihan dilakukan karena untuk mengetahui jenis –jenis tindakan yang melanggar peraturan EEO dan bagaimana untuk bersikap sensitif pada masalah keragaman para pelamar.

C. Keputusan perekrutan strategi

1. Berbasis organisasi versus pengontrakan

2. Kepegawaian tetap versus fleksibel

3. Pertimbangan-pertimbangan EEO/keragaman

4. Pilihan-pilihan sumber daya rekrut.


2. SELEKSI

Seleksi adalah suatu kegiatan pemilihan dan penentuan pelamar yang diterima atau ditolak untuk menjadi karyawan. Proses seleksi tergantung pada 3 bagian , yaitu:

1. Analisa jabatan ( diskripsi jabatan, sfesifikasi jabatan, standart prestasi karyawan yang diharapkan.)

2. Rencana sumberdaya manusia yang akan datang (program tenaga kerja, perluasan dimasa yang akan datang).

3. Penariakn tenaga kerja, sehingga akan menghasilkan sekelompok orang yang akan dipilih atau pelamar.

A. Dasar dan Tujuan Seleksi

1) Dasar seleksi

Dasar seleksi berarti penerimaan karyawan baru hendak berpedoman kepada dasar tertentu yang telah digariskan oleh internal maupun eksternalperusahaan, supaya pelaksanaan dan hasil seleksi dapat dipertanggung jawabkan baik secara hukum maupun ekonomis.

Dasar –dasar itu antara lain adalah :
1. Kebijakan perburuhan pemerintah

Seleksi penerimaan karyawan baru harus berdasarkan dan berpedoman pada undang-undang perburuhan pemerintah. Seleksi usia harus berdasarkan kepada undang-undang tanggal 6 januari 1951 No 1 pasal 1 ayat 1b-1d dan pasal 4 ayat 1 dan pasal 7 ayat 1.Peraturan perburuhan melarang adanya diskriminasi kulit, agama, dab suku bangsa.

2. Spesifikasi pekerjaan atau jabatan

Prinsip spesifikasi jabatan “ penempatan orang-orang yang tepat pada tempat yang tepat dan penempatan orang yang tepat untuk jabatan yang tepat.” Atau “ the right man on the right place and the right man behind the right gun”. Jadi, titik tolak pemikiran seleksi hendaknya kepada apa yang akan dijabar/dikerjakan, baru siapa yang akan menjabat atau mengerjakannya; bukan siapa baru apa. Jabatan atau pekrjaan apa pun yang akan diisi hendaknya diseleksi berdasarkan atas spesifikasi jabatan atau pekerjaan tersebut.

3. Ekonomis

Tindakan ekonomis menjadi dasar pelaksanaan seleksi supaya biaya, waktu, dan pikiran dimanfaatkan secara efektif sehingga hasil seleksi dapat dipertanggung jawabkan. Mengadakan seleksi harus dengan cara yang paling efektif dangan biaya serendah-rendahnya untuk mendapatkan karyawan yang sebaik-baiknya.

4. Etika sosial

Artinya, memperhatikan norma-norma hukum, agama, kebudayaan, dan adat istiadat masyarakat serta hukum yang berlaku di negara yang bersangkutan.


2) Tujuan seleksi

Seleksi penerimaan karyawan baru bertujuan untuk mendapatkan hal-hal berikut :

1. Karyawan yang qualified dan potensial

2. Karyawan yang jujur dan berdisiplin

3. Karyawan yang cakap dengan penempatan yang tepat

4. Karyawan yang terampil dan bersemangat dalam bekerja

5. Karyawan yang memenuhi persyaratan undang-undang peburuhan

6. Karyawan yang dapat bekerja sama baik secara vertikal dan horizontal

7. Karyawan yang dinamis dan kreatif

8. Karyawan yang inovit dan bertanggung jawab sepenuhnya

9. Karyawan yang loyal dan berdedikasi tinggi

10. Mengurangi tingkat absensi dan turnover karyawan.

11. Karyawan yang mudah dikembangkan pada masa depan

12. Karyawan yang dapat bekerja secara mandiri

13. Karyawan yang mempunyai perilaku dan budaya malu.

Setelah kita ketahui secara jelas tujuan pelaksanaan keleksi, kegiatan selanjutnya adalah cara, sistem, dan tahapan-tahapan seleksi yang akan dilakukan.



B. Cara Seleksi

1. Non ilmiah

Adalah Seleksi yang dilaksanakan tidak didasarkan kepada standart atau sfesifikasi jabatan, hanya didasarkan kepada prakiraan dan pengalaman.

Unsur-unsur yang diseleksi, meliputi :

a. Surat lamaran bermatrai atau tidak

b. Ijazah sekolah dan daftar nilainya.

c. Surat keterangan pekerjaan dan pengalaman

d. Referansi atau rekomondasi dari pihak yang dapat dipercaya

e. Wawancara langsung dengna pelamar bersangkutan

f. Penampilan dan keadaan fisik

g. Keturunan dari pelamar bersangkutan

h. Tulisan pelamar.

Seleksi non nominal kurang dapat dipertanggung jawabkan karena sering memperoleh karyawan bar yang tidak cakap menyelesaikan pekerjaannya, bahkan menimbulkan kesulitan-kesulitan bagi perusahaan.



2. Ilmiah
Adalah mengadakan analisis cermat tentang unsur yang akan diseleksi sehingga akan diperoleh karyawan yang kompeten.

Metode-metode ilmiah didasarkan pada :

a. Metode karya yang jelas dan sistematis

b. Berorientasi pada prestasi kerja

c. Berorentasi pada kebutuhan rill karyawan

d. Berdasarkan kepada job analysis dan ilmu sosial lainnya

e. Berpedoman kepada undang-undang perburuhan.


C. Langkah – Langkah Seleksi

Langkah – langkah seleksi melipiti hal-hal sebagai berikut.

1. Seleksi surat lamaran
Meilih surat-surat lamaran dan mengelompokkan atas surat lamaran yang memenuhi syarat dan surat lamaran yang tidak memenuhi syarat.

2. Pengisian bianko lamaran

Formulir ini memuat rincian data yang komplet dari pelamar, seperti orang tua, pengalaman kerja, dan gaji yang dimintakan. Formulir ini digunakan sebagai salah satu alat referensi pelamar bersangkutan.

3. Pemeriksaan referensi

Meneliti siapa referansi pelamar, dipercaya atau tidak untuk memberikan informasi mengenai sifat, perilaku, pengalaman kerja, dan hal-hal lain yang dianggap penting dari pelamar.

4. Wawancara pendahuluan

Berarti tanya jawab dengan maksud memperoleh data atau informasi lebih mendalam secara langsung dari pelamar.cara wawancara dikenal denga cara unstructured interview ( wawancara secara bebas tanpa ada persiapan pertanyaan yang akan ditanyakan), structured interview ( wawancara yang pertannyaannya telah dipersiapkan sehingga wawancara lebih rendah dan cepat), dan mixed interview ( kombinasi dari free interview dengan guided interview.



D. Tes Penerimaan.
Tes penerimaan adalah proses untuk mencari data calon karyawan yang disesuaikan dengan spesifikasi jabatan atau pekrjaan yang akan dijabat.

Bentuk-bentuk tes penerimaan adalah :

1. Physical test

Yaitu suatu proses untuk menguji kemampuan fisik pelamar misalnya pendengarn dan penglihatan.

2. Academic test

Yaitu proses menguji kecakapan yang dimiliki pelamar sesuai dengan kebutuhan yang akan diisinya.

3. Phsyhological test
Yaitu proses menguji tentang kecerdasan, bakat, prestsi, minat, dan kepribadian dai pelamar.


E. Kendala – Kendala Seleksi

Kendala seleksi terjadi karena yang akan diselesaikan adalah manusia yang mempunyai pikiran, dinamika, dan harga diri. Seleksi jauh lebih sulit dibandingkan memilih mesin-mesin yang akan digunakan.

Kendala – kendala itu, antara lain :

1. Tolak ukur

Adalah kesulitan untuk menentukan standart ukur yang akan digunakan mengukur kualifikasi-kualifikasi secara objektif.

2. Penyeleksi

Adalah kesulitan mendapatkan penyeleksi yang benar-benar qualified, jujur, dan objektif penilaiannya.

3. Pelamar

Adalah kesulitan untuk mendapatkan jawaban yang jujur dari pelamar.